кожну справу слід вносити до опису під самостійним порядковим номером, а якщо справа складається з кількох томів, то кожен том отримує окремий номер; графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи.
Алгоритм підготовки справ до архівного зберігання
- Перевірте (пересистематизуйте) документи справи.
- Пронумеруйте аркуші у справі.
- Складіть внутрішній опис документів справи (для окремих категорій документів).
- Складіть засвідчувальний напис справи.
- Підшийте та оправте справу.
- Оформіть обкладинку (титульний аркуш) справи.
Документи, що здаються на постійне зберігання до архіву повинні бути прошиті у тверду обкладинку з корінцем з перкалю, тобто пачку документів потрібно прокласти картоном з обох сторін зшити і наклеїти коленкоровый корінець, при цьому отримана папка не повинна перевищувати 4 див. в товщину.
Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
До архіву установи обов'язково передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Документи тимчасових строків зберігання передаються до архіву установи за вказівкою керівника установи.
2.3. Всі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо.
Як мовилося раніше, відібрані передачі у архів організації справипідлягають повному оформленню, яке включає: 1. підшивку або палітурка справи; 2. нумерацію листів справи; 3. складання листа-завірювача; 4. складання обкладинки справи; 5. складання (при необхідності) …