Структура ділової наради

Нарада – особливий спосіб взаємодії між людьми, вид ділового спілкування, головне завдання якого полягає в роз’ясненні проблем організації, обговоренні її невдач і успіхів, обмін інформацією про поточні справи організації і зіткнення різних думок і поглядів, а також вироблення спільного рішення.

Для додання наради ефективності, його суть слід розглядати в комплексі, враховуючи його структуру, етапи та методи проведення.

Структура наради в себе включає багато компонентів: основні завдання та проблеми, процес проведення наради, типи комунікацій між учасниками, способи вирішення проблем, отриманий результат для керівництва організації в цілому.

Постановка мети

Підготовку наради слід почати з постановки мети проведення наради і розуміння його необхідності. З цією метою треба виявити головні проблеми компанії, які потребують своєчасного вирішення, сформулювати завдання наради, провести аналіз і за його результатами зробити висновки, чи потрібно цю нараду взагалі. У разі, коли вже на початковому етапі зрозуміло, що нарада може бути марним, то буде краще відмовитися від нього. Після того, як прийнято рішення про проведення наради необхідно перейти до складання порядку денного та складу учасників.

Етап підготовки порядку денного і списку учасників

У процесі підготовки порядку денного треба визначити мету наради, його тематику, питання і проблеми, які потребують вирішення, приблизні результати, очікувані керівництвом, співробітниками і компанією в цілому. На цьому ж етапі слід вирішити, які ролі і хто буде виконувати, хто і яку підготовчу роботу проведе.

При прийнятті рішення про склад учасників наради важливою умовою є компетентність в розв’язуваних питаннях учасників, їх обізнаність в обговорюваній області знань. Учасники обов’язково повинні розуміти, чого від них хочуть і навіщо їх звуть. Відповідно, запрошувати треба тільки учасників, які безпосередньо належать до кола вирішуваних завдань. Також слід заздалегідь дізнатися риси характеру учасників: виділити «мовчунів», так як думка саме цієї категорії може виявитися дуже важливим, тому необхідно надати їм час для вираження ідей. Запрошення всім фахівцям для участі слід посилати раніше. У тексті запрошення слід відобразити тему, мету наради, суть наради.

Наступним пунктом є визначення дати проведення. А також вибір місця проведення наради.

Проведення наради

Збором учасників заходу в одному приміщенні починається сама нарада. У цей момент вже починається взаємодія.

Коли нарада розпочалася, першим слово дається керівнику. При цьому вступна частина не повинна займати більше десяти хвилин, зокрема пояснюється тематика, причини збору, мета наради.

Далі починається дискусія. Це зіткнення різних думок і точок зору. Узгодженість в процесі вирішення проблеми – досить рідкісне явище, тому важлива роль лідера в нараді. Якщо немає лідера, то переможцем стає відносна більшість. Але так бути не повинно, учасники повинні прийти до певного консенсусу.

Після закінчення наради підводяться підсумки обговорення, і формулюється рішення. Після прийняття рішення позначається особа або група осіб, яка буде здійснювати його виконання, а також контроль над виконанням.

Недостатньо якісно підготовлене і проведене погано нараду, завдає великої шкоди, так як з’їдає дороге час, відриваючи співробітників від основної роботи.

ДІЛОВЕ НАРАДА

Наради – одна з найбільш інтенсивно практикуються форм ділових комунікацій. Навряд чи знайдеться хоч одна працююча людина, якій би нс доводилося в них брати участь. При цьому оцінки ефективності даної форми комунікацій, як правило, бувають дуже серйозними. Як свідчать результати численних соціологічних опитувань на цю тему, до 30% всіх нарад їх учасники (за вирахуванням, зрозуміло, організаторів) вважають абсолютно марними. За іншими, мабуть, якась користь все-таки визнається, але по-справжньому висока оцінка дієвості та ефективності нарад виставляється приблизно кожному десятому з них.

Таке дружне невдоволення дорадчої практикою, звичайно, не може служити аргументом на користь їх повного скасування. Обійтися зовсім без нарад у виробничому процесі неможливо. Значить, проблема, як правило, полягає в умінні використовувати цей комунікативний інструмент з належною віддачею, що, виявляється, зовсім не просто зробити, незважаючи на зовні тривіальну і всім очевидну форму організації комунікацій. Щоб розібратися в причинах такого стану справ, спробуємо проаналізувати організацію і проведення нарад з точки зору усунення можливих втрат в ефективності ділових комунікацій.

Типи, функції та основні етапи проведення нарад

Нарада – це форма ділової комунікації, в якій обмін інформацією служить основою пошуку способів вирішення виробничих проблем і прийняття колективних рішень.

Існує величезна безліч ознак, за якими можна класифікувати наради: за масштабами охоплення учасників (міжнародні, загальноукраїнські, регіональні, міські та ін.); За видами діяльності (адміністративні, педагогічні, наукові та ін.); По періодичності проведення (щорічні, щоквартальні, щомісячні і навіть щоденні – так звані “оперативки”, “летючки”, “планерки” і т.д.); за кількістю учасників і т.п.

Якщо ж сфокусувати погляд на наймасовіших формах виробничих нарад, то па перший план неминуче вийде така ознака їх типологізації, як основне завдання (мета) збору працівників. За цим критерієм наради прийнято поділяти на:

• • оперативні (диспетчерські);
• • інструктивні;
• • проблемні.

Оперативні наради скликаються для поточного аналізу справ і в більшості своїй вирішують задачу координації зусиль працівників або різних структурних підрозділів підприємства.

Інструктивні наради мають на меті доведення до його учасників якої-небудь значущої інформації і чіткої послідовності дій щодо застосування даної інформації або рішенням породжуваних нею завдань.

Проблемні наради спрямовані на колективний пошук оптимальних рішень будь-яких виробничих проблем. Зрозуміло, що цей вид комунікативної взаємодії є найбільш складним і водночас найбільш плідним за своїми можливостями. Типові теми подібних нарад: вироблення стратегії і тактики розвитку організації, внутрішньофірмове планування, мотивація праці, перегляд структурної організації підприємства, контроль якості роботи і т.д.

У кожного типу наради є свої особливості в організації і проведенні. Недооцінка цих особливостей, спроба вирішити на нараді всі управлінські завдання відразу нерідко призводить до зниження ефективності керівництва, а значить, і роботи всього підприємства в цілому.

Будучи однією з найважливіших форм ділових комунікацій, наради виконують ряд важливих функцій. Серед них найбільш очевидні наступні:

• • інформативна;
• • організує (координуюча);
• • пошукова активність (знаходження і прийняття рішень);
• • оціночно-орієнтована (оцінюється не тільки стан справ, а й можливості, компетентність і рівень домагань рядових співробітників і керівників);
• • залучення до управління ініціативних співробітників;
• • попередження та вирішення конфліктів;
• • інтегруюча (формування “єдиної команди”);
• • контрольна та ін.

Звичайно, “вага” і проявленість цих функцій сильно різняться в залежності від виду і стилю проведення нарад. Однак можливості їх виконання є практично в будь-який дорадчої практиці.

Оскільки нарада – це досить складне комунікативне взаємодія, розгляд пов’язаних з його організацією проблем доцільно вести в тій же послідовності, в якій здійснює свої дії будь-організатор наради. Самоочевидні етапи такої роботи:

• • підготовка наради;
• • його проведення;
• • завершення і аналіз підсумків.

Звичайно, такий порядок роботи з організації нарад носить гранично загальний характер. І для різних типів нарад дані дії на кожному етапі можуть істотно відрізнятися.